Personvernerklæring for elever og foresatte ved Bergsbygda Montessoriskole

1. juli 2018 trådte EU sin nye personvernforordning (GDPR) i kraft i Norge. Personvern og informasjonssikkerhet er viktig for oss på Bergsbygda Montessoriskole. Vi skal behandle personopplysningene dine på en lovlig og sikker måte. På denne siden kan du lese om hvordan vi behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du som registrert elev eller foresatt har i våre systemer.

Personvernerklæringen beskriver hvordan vi behandler personopplysninger

Personopplysninger er enhver opplysning som kan identifisere deg som person. Denne personvernerklæringen gjelder skolen.

Når vi behandler personopplysninger, betyr det at vi samler inn, registrerer, setter sammen eller lagrer opplysninger om enkeltpersoner. Vi følger personvernregelverket og skal behandle alle personopplysninger på en lovlig og sikker måte. Prinsippene i denne personvernerklæringen er hentet fra Datatilsynet.

Hvorfor behandler vi personopplysninger om elever og foresatte?

Bergsbygda Montessoriskole behandler personopplysninger i forbindelse med oppgaver vi er pålagt å utføre. Dette gjør vi for at elever og lærer skal kunne utføre sine oppgaver. Vi skal ikke innhente flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å utføre oppgaven. Opplysningene skal kun brukes til det formålet de er innhentet for. Unntaket er hvis det finnes et lovlig grunnlag til å bruke opplysningene til andre formål.

Dersom Bergsbygda Montessoriskole skal behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil vi sørge for at det vil være et lovlig grunnlag for dette, ved for eksempel innhenting av samtykke.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen?

Bergsbygda Montessoriskole utfører lovpålagte oppgaver som innebærer behandling av personopplysninger.

Sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

  • Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen.
  • Personopplysningsloven og personvernforordning (GDPR) regulerer skolens behandling av personopplysninger, og andre særskilte grunnlag nevnt i personvernforordningen (GDPR) art. 6 og 9.
  • Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Hvor henter vi opplysninger fra?

Bergsbygda Montessoriskole henter inn nødvendig informasjon om elever ved skolen, blant annet for å sørge for å gjennomføre opplæring, derunder også kartleggingsprøver og nasjonale prøver.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre brukere, kan vi, om nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, som for eksempel Folkeregisteret. Du har alltid rett til å få vite hvor vi henter opplysningene fra i forbindelse med dine tjenester ved skolen.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Bergsbygda Montessoriskole behandler direkte og indirekte identifiserbare data.

Vi behandler kontaktopplysninger som:

  • Navn, adresse og telefonnummer.
  • Foreldres navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.
  • Foreldres relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn og sivilstatus.

Administrative fagsystem

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med administrasjon av elever og foresatte i skolens oppvekstadministrative system (Therefore, Transponder).

Digitale læremidler og verktøy

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med opplæringen. Både i kontorstøtteverktøy og digitale læremidler til bruk i undervisning. Eksempler på digitale læremidler er Office 365, Teams, Therefore og Transponder.

Bergsbygda Montessoriskole har inngått en databehandleravtale med de som leverer oss disse tjenestene. Den beskriver hvordan de behandler dine personopplysninger.

Arkiv/saksbehandling

Bergsbygda Montessoriskole er pålagt å ha et arkivsystem. Her lagres all arkivverdig skriftlig korrespondanse. Vi behandler personopplysninger blant annet i forbindelse med:

  • saker om skolemiljø etter opplæringsloven kap. 9A
  • vedtak om skoleplass
  • vedtak om spesialundervisning
  • vedtak om skoleskyss
  • vedtak om særskilt norskopplæring

Telefon og e-post

Bergsbygda Montessoriskole bruker e-post og telefon i sitt daglige arbeid. Vi arkiverer relevante opplysninger for saksbehandlingen i vårt arkivsystem. Sensitive opplysninger skal ikke sendes som e-post.

Hvordan tar vi vare på personopplysninger?

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer, tilgangsstyring og tofaktorautentisering. Det er bare ansatte med tjenstlige behov som kan få tilgang til personopplysningene dine, og vi kontrollerer deres behandling av personopplysninger i datasystemene.

Hvem utleverer vi personopplysninger til?

Bergsbygda Montessoriskole utleverer personopplysninger til Utdanningsdirektoratet i forbindelse med elevundersøkelsen og nasjonale prøver.

Ansvar for personopplysninger

Behandlingsansvarlig

Daglig leder sammen med styret er behandlingsansvarlig. Det betyr at vi har ansvaret for hvordan personopplysningene behandles hos oss.

Databehandleravtaler

Vi har inngått databehandleravtaler med eksterne leverandører. Avtalene regulerer hvordan leverandørene skal behandle personopplysninger på vegne av oss. Databehandlere behandler kun personopplysninger etter instruks fra oss, og kan ikke bruke personopplysningene til andre formål enn det som følger av avtalen. Våre databehandlere har samme taushetsplikt som våre ansatte.

Hva er dine rettigheter?

Her er en oversikt over dine rettigheter:

  • Rett til informasjon
  • Rett til innsyn
  • Rett til endring
  • Rett til sletting
  • Rett til begrensning
  • Rett til dataportabilitet
  • Lagring
  • Unntak

Innsyn, endre eller slette opplysninger

Hvis du fortsatt er elev i grunnskolen, skal du kontakte skolen for å få innsyn i elevmappe. Skal du ha innsyn i, endre eller slette opplysninger om deg etter at du har gått ut av grunnskolen, må du ta kontakt med Bergsbygda Montessoriskole.

Klage

Hvis du mener at Bergsbygda Montessoriskole ikke behandler personopplysningene på en måte regelverket krever, kan du ta kontakt med skolen. Det er også mulig å klage til Datatilsynet i Norge. Informasjon om hvordan du bør gå frem finner du på Datatilsynet sine nettsider.

Dersom du har spørsmål, kan du ta kontakt med virksomhetens daglige ler/rektor.